Tipps und Tricks

 

Auf dieser Seite möchte ich von Zeit zu Zeit Videos oder ganz normale Textbeiträge zum Thema „Tipps und Tricks“ im Umgang mit meinem Programm veröffentlichen. Vielleicht ist ja hier und da was Neues für den ein oder anderen von euch dabei. Darüber hinaus ist ebenfalls geplant, dass ich von ausgewählten Updates auch kleine Videobotschaften erstelle, in denen ich auf Besonderheiten in diesen Versionen näher eingehe.

 

Lasst euch einfach überraschen.

 

Gruß Christian


Hashtags für Buchungen richtig verwenden

Mit “Hashtags”, “Schlagworten” oder “Token” gibt es nun eine zusätzliche Möglichkeit Buchungen zu gruppieren bzw. zu thematisieren.

Aber was zum Teufel sind Hashtags?

 

Wichtig

Hashtags sind nicht als Ersatz für Kategorien gedacht, sondern als Erweiterung dieser. Man kann mit ihnen mehrere Kategorien übergeordnet zusammenfassen. Beispielsweise könnte man damit Buchungen die während eines Urlaubs entstanden sind jeweils mit dem Hashtag “Urlaub” und “Urlaub 2018” versehen und anschließend bei der Erstellung eines Berichts oder in der Statistik darüber gesammelt auswerten. Die Auswertung nach Kategorien ist hierdurch nicht beeinträchtigt, sondern wird lediglich erweitert. Eine Besonderheit im Umgang mit Hashtags gibt es jedoch beim Filtereditor in der Ansicht “Buchungen”, da Schlagworte technisch gesehen nicht als Liste betrachtet werden können, sondern einzeln “angesprochen” werden müssen. Weiter Infos zu diesem Zusammenhang habe ich hier näher beschrieben.

 

Im Gegensatz zum üblichen Verhalten von Hashtags, ist es bei diesen hier möglich die verschiedenen Wörter mittels Leerzeichen voneinander zu trennen. Im Auswahlfeld für Hashtags werden alle bereits verwendeten Begriffe vorgeschlagenen, somit entfällt automatisch ein Begriff, sobald die letzte zugeordnete Buchung gelöscht oder die letzte Zuweisung zu einer Buchung entfernt wurde. Eine spezielle Verwaltungsoberfläche für Schlagworte gibt es aktuell nicht (Stand 2018).

 

Buchungen “Hashtags” zuordnen

“Urlaub” und “Urlaub 2018”

Nach Abschluss dieses Beispiels haben wir die Möglichkeit alle unsere Buchungen auf einen einzelnen Urlaub bezogen auszuwerten (Urlaub 2018) oder im Zusammenhang stehenden (Urlaub).

 

Legen wir nun also eine neue Buchung “Strandbar” an und versehen diese mit den folgenden Informationen:

Wichtig hierbei ist nun, dass wir unsere beiden Tags “Urlaub” und “Urlaub 2018” in das entsprechende Feld eintragen.

Hashtags nun auch für Buchungen

Eingabefeld für Hashtags

Hinweis: Während des Schreibens werden automatisch alle zum aktuellen Begriff passenden Tags vorgeschlagen. Möchte man hingegen alle bereits verwendeten Tags sehen, so muss man lediglich mit einem Doppelklick auf das Eingabefeld klicken und das richtige Schlagwort auswählen.

 

In meiner Beispieldatenbank habe ich zu Demonstrationszwecken noch weitere Buchungen angelegt, so dass eine Auswertung die Verwendung von Tags besser verdeutlichen kann.

Verschiedene Buchungen zum Hashtag "Urlaub"

 

Auswertung mit Hilfe von Tags

In meinem Beispiel möchte ich alle Buchungen auswerten die im “Urlaub 2018” angefallen sind.

Wir wechseln also in die Ansicht “Statistiken” und dann weiter auf den Reiter “Kategorien & Tags”. Nun sehen wir erst einmal die gewohnte Ansicht für die Auswertung nach Kategorien, jedoch gibt es ein weiteres kleines Symbol am unteren Rand, welches den Wechsel zum Reiter “Hashtags” ermöglicht.

Umschalter für Auswertung nach Hashtag

Wechseln zu Auswertung nach Hashtag / Schlagwort

 

Im ersten Moment ist noch kein Hashtag ausgewählt, somit wird auch noch nicht nach einem bestimmten Hashtag ausgewertet. Wenn wir jetzt aber den Haken bei “Urlaub 2018” setzen, werden automatisch alle Buchungen ausgelassen, welche nicht mit diesem Hashtag versehen wurden.

Würden wir jetzt noch einen Haken bei dem Begriff “Urlaub” setzen, würden automatisch alle Buchungen innerhalb des Auswertungszeitraumes hinzugenommen und man könnte somit auch die Buchungen des letzten Urlaubs einsehen (vorausgesetzt das entsprechende Schlagwort wurde zugewiesen).

Alle Buchungen ohne filtern

Ist kein Hashtag ausgewählt, werden alle Buchungen nach den “Standardfiltern” sortiert.

 

Buchungen nach einem oder mehreren Hashtags gefiltert

Sobald mindestens ein Hashtag ausgewählt wurde, werden alle Buchungen neu sortiert.

 

Achtung

Die Hashtags ersetzen, bzw. verändern nicht den Auswertungszeitraum. Man darf sich also nicht in die Irre führen lassen, wenn man den Hashtag “Urlaub 2018” auswählt, jedoch der Auswertungszeitraum von 01.01.2017 bis 31.12.2017 geht. ;)

Einträge in der Passwort- und Dokumentenverwaltung suchen

Um die Suchfunktion in der Passwort- oder Dokumentenverwaltung nutzen zu können, müsst ihr die  Tastenkombination „Strg + F“ drücken. Beachten muss man hier bei nur, dass die Passwort- oder Dokumentenverwaltung auch ausgewählt ist. Um sicher zu gehen, klickt ihr einfach vorher mit der Maus auf „Datenbank“, so dass dieser Eintrag blau hinterlegt ist, somit ist auf jeden Fall gewährleistet, dass das Fenster die Tastenkombinationen registriert.

 

Alle eingegeben Suchbegriffe werden mit dem logischen „Oder“ verknüpft. Wenn ihr jedoch wollt, dass das zu suchende Element mit mehreren Suchbegriffen übereinstimmt, so muss der Suchbegriff in Anführungszeichen gesetzt werden, bspw.: „Reifen Tisch“. Die beiden Suchbegriffe „Reifen“ und „Tisch“ sind nun mit „Und“ verknüpft und das entsprechende Element muss beide Suchbegriffe enthalten. Gebt ihr hingegen Reifen und Tisch ohne Anführungszeichen ein, so wird nach Elementen gesucht, welche entweder „Reifen“ oder „Tisch“ im Namen enthalten. Die Groß- und Kleinschreibung wird beim Durchsuchen nicht beachtet!

Mit Strg+F wird das Suchfenster eingeblendet.

Mit Strg+F wird das Suchfenster eingeblendet.

 

Elemente ausschließen

Wollt ihr Elemente bei der Suche ausschließen, so müsst ihr den entsprechenden Begriff mit einem Minuszeichen versehen, ähnlich wie bei der Google – Suche, bspw.: Reifen -Tisch. Hierdurch werden alle Elemente aufgelistet die „Reifen“, aber nicht „Tisch“ im Namen enthalten. Wenn nun also ein Element „Reifen Tisch Stuhl“ als Namen hat, wird es von der Suche ausgeschlossen, da „Tisch“ ein Ausschlusskriterium ist. Hingegen würde ein Element mit Namen „Reifen Stuhl“ gefunden werden.

Mit dem - vor einem Suchbegriff werden entsprechende Elemente ausgelassen.

Mit dem – vor einem Suchbegriff werden entsprechende Elemente ausgelassen.

Wie verwendet man mehrere Datenbanken?

Welche Datenbank vom Haushaltsbuch beim Start geöffnet werden soll, ist abhängig vom Pfad in der Einstellungsdatei im Benutzerprofil des aktuell angemeldeten Benutzers. Diese Datei befindet sich standardmäßig immer im Benutzerprofil und wird automatisch erkannt und geladen. Und genau hier kann man ansetzen, wenn man mehrere Datenbanken nutzen möchte. Die Software kann mit sogenannten „Parametern“ gestartet werden, welche es z.B.: ermöglichen eine andere Einstellungsdatei und damit Datenbank zu verwenden. Alles was man hierzu benötigt, ist eine speziell angepasste Programmverknüpfung, so wie sie auch von der Installationsroutine erzeugt wird.

 

Im ersten Schritt kopieren wir einfach die aktuelle Verknüpfung oder erstellen uns eine neue, indem wir in das Installationsverzeichnis vom „FinanzmanagerV8“ wechseln.

 

1a. Verknüpfung kopieren

Klickt einfach mit der rechten Maustaste auf die bestehende Verknüpfung und wählt aus dem Kontextmenü „Senden an“ -> „Desktop (Verknüpfung erstellen)“ aus.

Eine bestehende Verknüpfung auf dem Desktop kopieren

Eine bestehende Verknüpfung auf dem Desktop kopieren

1b. Eine Verknüpfung erstellen

Das Installationsverzeichnis befindet sich standardmäßig unter „C:\Programme (x86)\AckiSoft\FinanzmanagerV8“. Nun klickt ihr mit der rechten Maustaste auf die Anwendung „FinanzmanagerV8.exe“ (ggf. ist die Dateiendung „.exe“ ausgeblendet und es steht nur „FinanzmanagerV8“ da) und wählt aus dem Kontextmenü „Senden an“ -> „Desktop (Verknüpfung erstellen)“ aus. Im Anschluss befindet sich eine neue Verknüpfung zum Programm auf eurem Desktop.

Eine neue Verknüpfung für das Haushaltsbuch erstellen

Eine neue Verknüpfung für das Haushaltsbuch erstellen

Der Grundstein ist nun gelegt und man kann sich dem Bearbeiten der Einstellungen widmen.

 

2. Parameter einstellen

Eigenschaften der Verknüpfung anzeigen

Eigenschaften der Verknüpfung anzeigen

Jetzt müssen wir die neu erstellte Verknüpfung nur noch so bearbeiten, dass sie den Parameter „xmlpath“ an das Haushaltsbuch weitergibt. Klickt nun wieder mit der rechten Maustaste auf die neue Verknüpfung und wählt aus dem Kontextmenü „Eigenschaften“ aus (ganz unten). In der Registerkarte „Verknüpfung“ erweitert ihr den bestehenden Text des Eingabefelds „Ziel“ um diesen Wert „/xml=%appdata%\AckiSoft\Einstellungen#2.xml“ und klickt auf „Übernehmen“.

Festlegen des Pfads zur neuen Konfigurationsdatei

Festlegen des Pfads zur neuen Konfigurationsdatei

In meinem Beispiel steht somit folgender Wert im Eingabefeld “Ziel”: “C:\Program Files (x86)\AckiSoft\FinanzmanagerV8\Finanzmanager.exe” /xml=”%appdata%\AckiSoft\einstellungen#2.xml”

 

/xml= – dies ist der Parameter der dem Programm mitteilt, welche Einstellungensdatei es beim Start laden soll.

%appdata% – das ist eine sogenannte „Umgebungsvariable“ von Windows, welcher immer auf das Benutzerprofil des aktuell angemeldeten Benutzers verweist, z.B. unter Windows 7: „C:\Users\[NameDesAktuellenBenutzers]\AppData\Roaming“

AckiSoft – das ist der Standardordner für alle meine benutzerspezifischen Dokumente (Einstellungsdateien, temporäre Dateien oder auch Fehler- und Update-Protokolle)

Einstellungen#2.xml“ – das ist der Name der Konfigurationsdatei (ihr könnt auch einen anderen vergeben, beachtet aber die Dateinamenskonventionen von Windows)

 

Ich empfehle euch den Pfad so zu belassen, bis auf den Dateinamen,  wie ich ihn hier im Beispiel habe. Entscheidend ist nämlich, dass das Verzeichnis indem die Konfigurationsdatei liegt, nicht schreibgeschützt ist.

 

Optional könnt ihr in der Registerkarte „Allgemein“ noch den Namen der Verknüpfung anpassen.

Namen der Verknüpfung noch individuell anpassen

Namen der Verknüpfung noch individuell anpassen

Das war es auch schon! Nun könnt ihr mit einem Doppelklick auf die neue Verknüpfung das Programm nochmals komplett neu konfigurieren, so als wäre es die einzige Installation des Haushaltsbuchs. Ich hoffe das alles war verständlich und falls nicht, dann fragen. ;)

 

Gruß Christian

 

Beispiel Verknüpfung herunterladen (ggf. müssen die Pfade zu der FinanzmanagerV8.exe angepasst werden):

Beispielverknüpfung (m. Db.) - 1 - 2 KB

Ältere Datenbanken weiterverwenden bzw. umwandeln

Link zum Video

In diesem Video erkläre ich euch, wie ihr eine alte Access Datenbank, die noch bis Version 10 meines Haushaltsbuchs zum Einsatz kam, selbstständig in das neue Format umwandeln könnt. Dies kann zum Beispiel erforderlich werden, wenn ihr ein manuelles Update meiner Software durchführt ohne die integrierte Updatefunktion zu nutzen.