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Dokumentenverwaltung – Übersichtliches Dokumentenmanagement und Archiv

Mit Hilfe der Dokumentenverwaltung können Sie wichtige Dokumente, z.B.: E-Mails, Rechnungen oder Kontoauszüge, in Ihrer Datenbank sichern und bei Bedarf mit Ihren Buchungen verknüpfen. So haben Sie wichtige Dokumente immer schnell zur Hand.

Einfaches archivieren von Belegen.

Integrierte Dokumentenverwaltung für die intelligente Archivierung von Belegen.

Kategorie anlegen:

Um eine neue Kategorie anlegen zu können, müssen Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag “Datenbank” in der Übersicht klicken und anschließend im angezeigten Menü den Punkt “Kategorie anlegen” auswählen. Im Anschluss daran wird Ihnen ein Dialog angezeigt, in welchen Sie den gewünschten Namen der Kategorie eintragen.

Kategorie ändern:

Zum Ändern einer Kategorie klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Kategorie und wählen den Menüpunkt “Kategorie umbenennen” aus.

Kategorie Löschen:

Das Löschen funktioniert analog.

Neues Dokument speichern:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kategorie, welcher Sie den neuen Eintrag hinzufügen möchten und klicken auf den Menüpunkt “Neuer Eintrag”. Im darauffolgenden Dialog müssen Sie den Namen des neuen Eintrages festlegen. Zum Bestätigen Ihrer Eingaben klicken Sie auf “Übernehmen” und im Anschluss werden die Eingabefelder auf der rechten Seite aktiviert. Nun können Sie alle für den Eintrag erforderlichen Eingaben tätigen und ihn anschließend mit “Speichern” in die Datenbank übernehmen.

Dokument exportieren:

Um ein in der Datenbank hinterlegtes Dokument auch in anderen Programmen nutzen zu können, z.B.: per Mail versenden, müssen Sie es zuvor exportieren. Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu exportierende Dokument und wählen den Menüpunkt “Datei speichern unter…” aus. Anschließend werden Sie aufgefordert den Speicherort festzulegen. Wählen Sie diesen aus und bestätigen Sie den Dialog mit “Ok”.

Dokument verknüpfen:

Sie können Ihre Buchungen mit hinterlegten Dokumenten verknüpfen, so dass Sie wichtige Rechnungen schnell wiederfinden. Sobald Sie in der Eingabemaske für Buchungen auf die Schaltfläche zum Verknüpfen eines Dokuments klicken, wird Ihnen in diesem Fenster die zusätzliche Schaltfläche „Verknüpfen“ angezeigt. (Nur dann)

 

Dokument duplizieren oder verknüpfen?

Dokumentenkopie oder Verknüpfung?

Dokumentenkopie oder Verknüpfung?

Beim Hinzufügen von neuen Belegen haben Sie die Wahl zwischen einem Verweis oder einer Kopie des Dokuments. Wenn Sie sich für den “Verweis” entscheiden, dann merkt sich das Programm lediglich den Ablageort des Dokuments, z.B.: ein Verzeichnis auf Ihrer Festplatte. Hingegen wird bei “Kopie” ein Duplikat Ihrer Datei angefertigt und direkt in die Datenbank gespeichert.

Beide Möglichkeiten haben ihre Vor- und Nachteile, welche Sie persönlich abwägen müssen. Mit einer Kopie sind Sie immer auf der sicheren Seite, falls Sie das Original versehentlich gelöscht haben sollten. Der große Nachteil dieser Methode ist jedoch, dass Sie die Größe der Datenbank mit jeder hinzugefügten Datei deutlich erhöhen, was nach einiger Zeit zu verzögerten Reaktionszeiten der Datenbank führt.

Bei dem Verweis hingegen halten Sie Ihre Datenbank “sauber” und schnell, haben jedoch das Nachsehen, falls Sie einmal versehentlich das Dokument von Ihrem PC gelöscht haben sollten.

 

Dokumente durchsuchen

Um die Suchfunktion für diesen Programmbereich nutzen zu können, müssen Sie lediglich „Strg + F“ auf Ihrer Tastatur drücken. Im Anschluss wird im oberen Teil der Baumstruktur ein entsprechendes Suchfeld eingeblendet. Weitere Informationen zu der Suche finden Sie hier.

Mit dem - vor einem Suchbegriff werden entsprechende Elemente ausgelassen.

Mit dem – vor einem Suchbegriff werden entsprechende Elemente ausgelassen.

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